Workflows ohne Vorlage
In SIGN8 bezeichnet ein Workflow einen Signaturprozess, welcher mindestens ein Dokument und einen Empfänger beinhaltet. In diesem Kapitel wird beschrieben, wie Sie einen neuen Workflow ohne Vorlage anlegen können. Wenn Sie eine Vorlage nutzen möchten, können Sie sich folgendes Kapitel dazu ansehen.
Wie Sie einen neuen Workflow ohne Vorlage erstellen, lernen Sie in diesem Tutorial oder im folgenden Artikel.
Neuen Workflow erstellen
Schritt 1: Loggen Sie sich in Ihren SIGN8 Account ein und wählen Sie auf der linken Navigationsleiste "Neuer Workflow" aus.
Schritt 2: Geben Sie dem Workflow zunächst einen Titel. Bitte beachten Sie, dass Sie Ihre Empfänger mit gültiger E-Mail Adresse und Mobilfunknummer vorab unter dem Bereich "Kontakte" oder über das +-Symbol anlegen müssen, falls dies noch nicht geschehen ist.
Versandart hinzufügen
Schritt 3: Sie haben die Möglichkeit, zwischen einem parallelen und sequenziellen Versand zu wählen. Beim sequentiellen Versand werden die Teilnehmer der Reihe nach zum Workflow eingeladen. Auf der linken Seite der Tabelle finden Sie zum einen ein Element, mit dem Sie via Drag & Drop die Position der Personen verändern können, und zum anderen die eine Information über die aktuelle Position der Person. Beim parallelen Versand werden alle Teilnehmer zeitgleich eingeladen. Das heißt, es gibt keine Reihenfolge beim signieren / siegeln.
Schritt 4: Ordnen Sie nun jedem Empfänger eine Signierart zu. Hierbei sind ein paar Dinge zu beachten:
- Ein Empfänger hat nur ein Signaturart für diesen Workflow.
- Ein Empfänger muss auf mindestens einem Dokument signieren bzw. siegeln.
- Fortgeschrittene Signaturen sind nur dann verfügbar, wenn bei dem Kontakt eine Telefonnummer hinterlegt ist.
- Fortgeschrittene Siegel sind nur dann verfügbar, wenn bei dem Kontakt eine Telefonnummer hinterlegt ist und er Teil eines Siegelteams ist.
- Qualifizierte Signaturen sind nur dann verfügbar, wenn bei dem Kontakt eine Telefonnummer hinterlegt ist.
- Qualifizierte Siegel sind nur dann verfügbar, wenn bei dem Kontakt eine Telefonnummer hinterlegt ist und er Teil eines Siegelteams ist.
Schritt 5: Unter "Weitere Einstellungen" können Sie noch zusätzliche Anpassungen an Ihrem Workflow vornehmen:
- Ablaufdatum: Bis zu diesem Zeitpunkt muss der Workflow unterzeichnet sein. Sollte dies nicht der Fall sein, gilt der Workflow als „Abgelaufen“ und ist damit nicht erfolgreich beendet worden. Nah Ablauf des Datums können keine weitere Unterschriften mehr gesetzt werden.
- Sichtbarkeit: Im Reiter Sichtbarkeit können Sie ein Team auswählen. Die Funktionsweise von Teams werden in folgendem Kapitel erklärt.
- Beschreibung: Optionaler Text zur Beschreibung des Workflows. Dieser Text wird dem Empfänger im Laufe des Signaturprozesses angezeigt.
- Workflow Passwort: Zusätzliches Passwort, welches die Empfänger vor dem Signaturprozess eingeben müssen. Übermitteln Sie das Passwort bestenfalls über einen anderen Weg als über die E-Mail Benachrichtigung (Bspw. via SMS, neue E-Mail, Telefonisch).
Nachdem Sie alle Einstellungen getätigt haben, klicken Sie bitte auf "Weiter".
Dokumente hochladen
Schritt 6: Im nächsten Schritt müssen Sie die PDF-Dokumente hochladen, welche signiert werden sollen. Klicken Sie hierfür auf den Button „Dokument auswählen“ oder ziehen Sie ziehen via Drag & Drop die gewünschten Dokumente in das Feld.
Ein Workflow muss dabei mindestens ein Dokument beinhalten, jedoch muss nicht auf jedem Dokument eine Signatur hinterlegt werden. So können Sie beispielsweise auch Anlagen bei einem Workflow hinterlegen.
Dokumente bearbeiten
Schritt 7: Mit einem Klick auf das Stift Symbol können Sie das Dokument bearbeiten.
Schritt 8: Hierbei öffnet sich der Editor.
Im mittleren Bereich des Editors können Sie diverse Werkzeuge auswählen, um Ihre PDF-Datei zu bearbeiten. Bitte beachten Sie, dass eine bereits signierte oder
gesiegelte Datei nur erneut signiert werden kann. Wird die Datei anderweitig
verändert, werden bereits vorhandene Signaturen ungültig.
Im rechten Eck des Editors sehen sie zwei Button, welche spezielle SIGN8 Funktionen bereitstellen. Mit einem Klick auf das „xS“-Symbol wählen Sie ein Werkzeug aus, um Signaturfelder zu platzieren. Mit einem Klick an der gewünschten Stelle können Sie dann die entsprechende Person auswählen und danach das Signaturfeld beliebig positionieren. Mit einem Klick auf den zweiten Button in der rechten oberen Ecke können Sie Eingabefelder auf dem Dokument platzieren, welche die Empfänger ausfüllen können.
Sichern Sie Ihre Änderungen mit einem Klick auf den Button „Speichern“.
Zusammenfassung
Schritt 8: Im letzten Schritt erhalten Sie noch einmal eine Zusammenfassung über Ihren Workflow. Den Standardtext können Sie nun verändern. Mit einem Klick auf das Auge unter dem Reiter Dokumente können Sie die Dokumente noch einmal prüfen.
Schritt 9: Versenden Sie nun den Workflow, um den Signatur- oder Siegelprozess zu starten.
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