Workflows mit Vorlage
In SIGN8 können Sie Vorlagen erstellen, die es Ihnen erleichtern, Standarddokumente noch schneller zu versenden. Wie Sie eine Vorlage erstellen, wird im folgenden Kapitel beschrieben. Für den darauffolgenden Abschnitt benötigen Sie mindestens eine Vorlage.
Einen neuen Workflow starten
Schritt 1: Melden Sie sich in Ihrem SIGN8-Konto an und wählen Sie in der Navigationsleiste auf der linken Seite „Neuer Workflow“ aus.
Vorlage auswählen
Schritt 2: Klicken Sie im Menü auf die Kachel „Vorlage verwenden“.
Wenn Sie mit Vorlagen arbeiten möchten, aber noch keine erstellt haben, zeigen wir Ihnen in diesem Tutorial, wie Sie eine solche Vorlage anlegen.
Da bei der Erstellung der Vorlage einige Parameter festgelegt wurden, müssen Sie hier kein Ablaufdatum und auch kein Team auswählen. Alle anderen Felder sind identisch zum Workflow ohne Vorlage.
Schritt 3: Wählen Sie im nächsten Schritt die gewünschten Vorlagen aus. Mit einem Klick auf das Auge Symbol können Sie sich die Vorlage noch einmal ansehen.
Empfänger hinterlegen
Schritt 4: Bei Vorlagen gibt es zwei Möglichkeiten, Empfänger bei einem Workflow mit Vorlage zu hinterlegen.
- Ohne Bulkversand: Wenn Sie mit der Vorlage nur einen Workflow starten möchten, können Sie dies tun indem Sie zunächst die Rolle auswählen und im Anschluss diese Rolle einem Kontakt zuweisen.
- Mit Bulkversand: Vorlagen eignen sich auch sehr gut für einen Massenversand von Dokumenten (bspw. Datenschutzerklärung an alle Mitarbeiter senden). Hierfür müssen Sie die Option „Bulkversand“ aktivieren. Diese Option steht jedoch nur dann zur Verfügung, wenn nur eine Person im Template hinterlegt ist. In diesem Tutorial zeigen wir Ihnen, wie Sie die den Bulkversand optimal nutzen.
Mit einem Klick auf den Button „Vorlage herunterladen“ können Sie ein Beispiel downloaden und mit Ihren Kontakten austauschen. Sie können aber auch Ihre eigene Dateien verwenden. Weisen Sie nun die entsprechenden Felder zu.
Zusammenfassung
Schritt 5: Im letzten Schritt erhalten Sie noch einmal eine Zusammenfassung über Ihren Workflow. Den Standardtext können Sie nun verändern. Mit einem Klick auf das Auge unter dem Reiter Dokumente können Sie die Dokumente noch einmal prüfen.
Schritt 6: Versenden Sie nun den Workflow bzw. starten Sie den Bulkversand, um den Signatur- oder Siegelprozess zu starten.
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