Signing Portal

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Signing Portal Benutzerdokumentation

Anleitung zur Verwendung des SIGN8 Signing Portals




1. Zugriff auf das SIGN8 Signing Portal

Überblick

Das SIGN8 Signing Portal (SIPO) wird über das SIGN8 Verwaltungsportal bereitgestellt.

Das Verwaltungsportal dient als zentrale Plattform für:

  • Authentifizierung und Anmeldung
  • Benutzerverwaltung
  • Mandantenverwaltung (Tenant)
  • Verwaltung von Abonnements

Über das Verwaltungsportal erhältst du Zugriff auf das SIGN8 Signing Portal sowie weitere freigeschaltete SIGN8-Dienste.

Bereitstellung des Zugangs

Der Zugang zum SIGN8 Signing Portal wird aktuell durch das SIGN8-Team eingerichtet.

Nach Bestellung eines Abonnements oder Anforderung eines Testzugangs wird für deine Organisation ein eigener Tenant angelegt. Anschließend erhält der erste Benutzer Zugriff als Administrator.

Der Administrator wird per E-Mail eingeladen und kann nach der Aktivierung weitere Benutzer verwalten und freischalten.

Einladung annehmen
Nach der Einrichtung deines Tenants erhältst du eine Einladungs-E-Mail von SIGN8.

Klicke auf Join organization, um die Einladung anzunehmen und die Einrichtung deines Kontos zu starten.

Die Einladung ist zeitlich begrenzt gültig. Sollte die Einladung abgelaufen sein, wende dich bitte an das SIGN8-Team.

Signing Portal Client erstellen und konfigurieren

Nach der Aktivierung deines Zugangs gelangst du in das SIGN8 Verwaltungsportal.

Bevor Benutzer auf das SIGN8 Signing Portal zugreifen können, muss zunächst ein Signing-Portal-Client (SIPO) erstellt werden. Im Rahmen der Client-Konfiguration können anschließend die gewünschten Identifizierungs- und Authentifizierungsmethoden für fortgeschrittene und qualifizierte Signaturen festgelegt werden.

Öffne hierzu den Bereich Clients.

Dort werden alle für deinen Tenant verfügbaren SIGN8-Dienste angezeigt. Wähle Signing Portal (SIPO) aus, um einen neuen Client zu erstellen.



Weitere Benutzer einladen

Nachdem der Signing-Portal-Client erstellt wurde, können weitere Benutzer zu deinem Tenant hinzugefügt werden.

Öffne hierzu im Verwaltungsportal den Bereich Verwaltung → Benutzer.
Klicke auf Benutzer einladen und hinterlege die E-Mail-Adresse des neuen Benutzers.




Hier können zusätzlich Rollen und Berechtigungen vergeben werden.

Nach dem Versand der Einladung erhält der Benutzer eine E-Mail mit einem Aktivierungslink, über den sein Konto eingerichtet werden kann.

Benutzer dem SIPO-Client zuweisen

Die Einladung eines Benutzers allein reicht noch nicht aus, um das SIGN8 Signing Portal nutzen zu können.

Zusätzlich muss der Benutzer dem entsprechenden Signing-Portal-Client zugewiesen werden.

  1. Öffne den Bereich Clients.
  2. Wähle den gewünschten Signing Portal (SIPO)-Client aus.
  3. Öffne das Aktionsmenü des Clients.
  4. Klicke auf Benutzer zuweisen.
  5. Wähle die gewünschten Benutzer aus und speichere die Änderung.

Erst nach der Zuweisung zum Signing-Portal-Client kann sich der Benutzer am SIGN8 Signing Portal anmelden und die bereitgestellten Funktionen nutzen.

Zugriff auf das SIGN8 Signing Portal

Nachdem ein Benutzer dem Signing-Portal-Client zugewiesen wurde, steht das SIGN8 Signing Portal im Verwaltungsportal zur Verfügung.



Öffne die Übersicht des Verwaltungsportals und klicke auf Signing Portal.

Anschließend wirst du direkt in das SIGN8 Signing Portal weitergeleitet.

Das SIGN8 Signing Portal ermöglicht unter anderem:
  • Dokumente hochzuladen und zur Signatur zu versenden
  • Empfänger und Signaturabläufe zu verwalten
  • Signaturfelder zu platzieren
  • Vorlagen zu erstellen und wiederzuverwenden
  • Teams und organisationsweite Einstellungen zu verwalten

2. Das SIGN8 Signing Portal

Teams im SIGN8 Signing Portal

Beim ersten Zugang wirst du aufgefordert ein Team zu erstellen.

Teams bilden die zentrale Arbeitsumgebung im SIGN8 Signing Portal.

Jeder Signaturprozess wird innerhalb eines Teams erstellt und verwaltet. Dokumente, Vorlagen und Einstellungen sind immer einem bestimmten Team zugeordnet.

Ein Team kann beispielsweise eine Abteilung, einen Standort oder einen Geschäftsbereich repräsentieren, etwa:

  • Personalwesen
  • Vertrieb
  • Einkauf
  • Rechtsabteilung

Teammitglieder arbeiten gemeinsam innerhalb eines Teams und können – abhängig von ihren Berechtigungen – auf Dokumente, Vorlagen und Signaturprozesse zugreifen.

Teams fungieren dabei als gemeinsame Arbeitsumgebung mit einem geteilten Dokumentenbestand und einem gemeinsamen Posteingang für eingehende Signaturprozesse.

Für kleinere Organisationen genügt häufig ein einzelnes Team. Größere Organisationen profitieren oftmals von mehreren Teams zur Trennung verschiedener Abteilungen oder Verantwortungsbereiche.

Ein Team erstellen

  • Fülle die erforderlichen Angaben aus:
  • Teamname: ein Anzeigename für dein Team (3–30 Zeichen)
  • Team-URL: eine eindeutige Kennung, die in URLs verwendet wird

  • Die Team-URL wird automatisch aus deinem Teamnamen erzeugt, du kannst sie aber anpassen
  • Wähle aus, ob alle Organisationsmitglieder Zugriff auf dieses Team haben sollen
    • Aktiviert: Wenn aktiviert, können alle aktuellen und zukünftigen Organisationsmitglieder auf die Teamdokumente zugreifen
    • Deaktiviert: Anfangs werden nur Organisations-Admins und Manager hinzugefügt, den Zugriff für weitere Mitglieder kannst du später manuell steuern


InfoDu kannst die Zugriffseinstellungen später in den Teameinstellungen ändern.

  • Klicke auf Team erstellen, um den Vorgang abzuschließen
  • Anschließend wirst du in den Workspace deines neuen Teams weitergeleitet

3. Deinen ersten Workflow erstellen

Workflow steht für Signatureinladung / Signaturprozess

Workflow erstellen

Lade ein Dokument hoch, füge Empfänger hinzu und sende es zur Unterschrift.

  1. Dein Dokument hochladen
  • Gehe zu deinem Dokumenten-Dashboard
  • Klicke oben rechts auf Dokument hochladen
  • Wähle deine PDF-Datei aus oder ziehe sie per Drag-and-Drop in den Upload-Bereich
  • Nach dem Upload wirst du zum Dokumenteneditor weitergeleitet

  1. Empfänger hinzufügen
  • Füge im Editor die Personen hinzu, die eine Aktion ausführen oder eine Kopie des Dokuments erhalten sollen
  • Klicke auf + Unterzeichner hinzufügen
  • Wähle die passende Rolle aus:
  • Unterzeichner – muss das Dokument unterschreiben
  • Genehmiger – muss das Dokument genehmigen (Unterschrift optional)
  • Betrachter – muss bestätigen, dass er es angesehen hat
  • CC – erhält nach Abschluss eine Kopie (keine Aktion erforderlich)
  • Füge weitere Empfänger hinzu, indem du erneut auf + Unterzeichner hinzufügen klickst
ⓘ Aktiviere bei Bedarf die Unterzeichnungsreihenfolge, wenn die Empfänger in einer bestimmten Reihenfolge unterschreiben sollen.
  1. Signaturfelder hinzufügen
Gehe zum Abschnitt Felder hinzufügen. Für jeden Empfänger:
  • Wähle den Empfänger in der rechten Seitenleiste aus
  • Ziehe ein Signaturfeld an die Stelle im Dokument, an der unterschrieben werden soll
  • Optional kannst du weitere Felder hinzufügen, z. B. Name, Datum oder Initialen
Die Felder sind je nach Empfänger farblich gekennzeichnet. Du kannst ihre Größe ändern, indem du die Ecken ziehst.
ⓘ Mindestens benötigt jeder Unterzeichner ein ihm zugewiesenes Signaturfeld.
  1. Das Dokument senden
  • Klicke in der linken Seitenleiste auf Dokument senden oder wechsle zum Abschnitt Vorschau
  • Prüfe, ob alles korrekt aussieht
  • Klicke auf Senden

Was als Nächstes passiert
Die Empfänger erhalten eine E-Mail mit einem Link zum Unterschreiben des Dokuments. Die Empfänger unterschreiben, indem sie auf den Link klicken und ihre zugewiesenen Felder ausfüllen. Du wirst benachrichtigt, wenn ein Empfänger seine Aktion abgeschlossen hat. Sobald alle Unterschriften vorliegen, erhalten alle Beteiligten eine Kopie des vollständig unterzeichneten Dokuments.
Du kannst den Fortschritt in deinem Dokumenten-Dashboard verfolgen. Klicke auf ein beliebiges Dokument, um zu sehen, welche Empfänger bereits unterschrieben haben und welche noch ausstehen.

4. Workflows verwalten

Nachdem ein Dokument versendet wurde, kann dessen Fortschritt jederzeit im Workflow-Dashboard nachverfolgt werden.

Öffne hierzu den gewünschten Workflow, um Informationen zum aktuellen Status, zu den beteiligten Empfängern und zu den bereits durchgeführten Aktionen einzusehen.

Workflowstatus

Jedes Dokument besitzt einen Status, der den aktuellen Stand des Signaturprozesses anzeigt.

Status

Beschreibung

Entwurf

Der Workflow wurde erstellt, aber noch nicht versendet.

Ausstehend

Der Workflow wurde versendet und wartet auf Aktionen der Empfänger.

Abgeschlossen

Alle erforderlichen Aktionen wurden durchgeführt und der Signaturprozess ist beendet.

Abgelehnt

Ein Empfänger hat den Workflow abgelehnt.

Anhand des Status kannst du jederzeit erkennen, welche Dokumente noch bearbeitet werden und welche bereits abgeschlossen sind.

Workflow-Details anzeigen

Öffne ein Dokument über das Workflow-Dashboard, um weitere Informationen einzusehen.

Dort findest du unter anderem:

  • den aktuellen WF-Status (WF = Workflow)
  • die beteiligten Empfänger
  • den Bearbeitungsstand jedes Empfängers
  • den Zeitpunkt abgeschlossener Aktionen
  • das fertige Dokument nach Abschluss des Signaturprozesses

Erinnerung an Empfänger senden

Falls ein Empfänger seine Aktion noch nicht durchgeführt hat, kann eine Erinnerung versendet werden.

Öffne den gewünschten Workflow:

  1. Öffne das Aktionsmenü.
  2. Klicke auf Erneut senden.
  3. Wähle die gewünschten Empfänger aus.
  4. Klicke auf Erinnerung senden.

Die ausgewählten Empfänger erhalten anschließend eine neue Benachrichtigung mit ihrem Signaturlink.

Erinnerungen können nur für Workflows mit dem Status Ausstehend versendet werden.

Workflow löschen

Nicht mehr benötigte Workflows können gelöscht werden.

  1. Öffne das gewünschte Dokument.
  2. Öffne das Aktionsmenü.
  3. Klicke auf Löschen.
  4. Bestätige den Vorgang.

Das Verhalten hängt vom aktuellen Dokumentstatus ab:

Status

Verhalten

Entwurf

Das Dokument wird dauerhaft gelöscht.

Ausstehend

Das Dokument wird abgebrochen und gelöscht. Offene Signaturanfragen verlieren ihre Gültigkeit.

Abgeschlossen

Das Dokument wird aus der Dokumentübersicht entfernt. Bereits abgeschlossene Signaturen bleiben unverändert bestehen.


Warning
Das Löschen eines laufenden Workflows kann nicht rückgängig gemacht werden.


Nächste Schritte

Wenn du regelmäßig ähnliche Dokumente versendest, empfiehlt sich die Verwendung von Vorlagen. Dadurch können wiederkehrende Signaturprozesse deutlich schneller erstellt werden.

Im nächsten Kapitel erfährst du, wie du Vorlagen erstellst und verwendest.


5. Vorlagen

Vorlagen ermöglichen es, wiederkehrende Signaturprozesse vorzubereiten und mehrfach zu verwenden. Dabei werden Dokumente, Empfängerrollen, Signaturfelder und Einstellungen gespeichert, sodass ähnliche Dokumente nicht jedes Mal neu eingerichtet werden müssen.

Vorlage erstellen

  1. Navigiere im Signing Portal zum Bereich Vorlagen.
  2. Klicke auf Vorlage hochladen.
  3. Lade eine oder mehrere PDF-Dateien hoch.
  4. Füge die benötigten Empfänger hinzu.
  5. Platziere die erforderlichen Signatur- und Formularfelder.
  6. Speichere die Vorlage.

Die Vorlage steht anschließend für die wiederholte Verwendung zur Verfügung.

Jeder Unterzeichner benötigt mindestens ein zugewiesenes Signaturfeld.

Vorlage verwenden

  1. Öffne den Bereich Vorlagen.
  2. Wähle die gewünschte Vorlage aus.
  3. Erstelle ein neues Dokument auf Basis der Vorlage.
  4. Ergänze oder aktualisiere die Empfängerinformationen.
  5. Überprüfe die Felder und Einstellungen.
  6. Versende das Dokument.

Alle in der Vorlage definierten Felder und Einstellungen werden automatisch übernommen.


Vorlagen eignen sich insbesondere für:
  • Verträge
  • Einwilligungserklärungen
  • Bestellformulare
  • Personalunterlagen
  • Wiederkehrende Freigabeprozesse

6. Posteingang
Im Bereich Posteingang findest du alle Dokumente, die dir zur Bearbeitung zugewiesen wurden.


Je nach deiner Rolle kannst du:
  1. Dokumente unterschreiben
  2. Dokumente genehmigen
  3. Dokumente ansehen
  4. Workflows ablehnen
Nach Abschluss deiner Aktion wird der Workflowstatus automatisch aktualisiert.

7. Einstellungen
Über die Organisationseinstellungen können organisationsweite Standardwerte und Anpassungen für das SIGN8 Signing Portal vorgenommen werden.

Öffne hierzu den Bereich Organisationseinstellungen.


Allgemein

Im Bereich Allgemein können grundlegende Informationen der Organisation verwaltet werden.

Dazu gehören unter anderem:
  1. Organisationsname
  2. Organisations-URL
  3. Organisationslogo
  4. Diese Informationen werden innerhalb des Signing Portals verwendet und können von Administratoren jederzeit angepasst werden.

Einstellungen

Dokumenteinstellungen

Über die Dokumenteinstellungen lassen sich Standardwerte für neu erstellte Dokumente/Workflows definieren.

Hier können beispielsweise folgende Einstellungen festgelegt werden:
  1. Standardsprache
  2. Datums- und Zeitformat
  3. Standard-Signaturtypen
  4. Dokumentsichtbarkeit
  5. Standardempfänger
  6. Standardablaufzeit für Signaturanfragen
Diese Einstellungen werden automatisch für neu erstellte Dokumente/Workflows übernommen.


Marken

Im Bereich Marken können organisationsspezifische Branding-Einstellungen vorgenommen werden.

Dazu gehören unter anderem:
  1. Aktivierung eines eigenen Brandings
  2. Upload eines Unternehmenslogos
  3. Hinterlegung einer Website
  4. Zusatzinformationen zur Organisation
  5. Diese Einstellungen werden für Signaturanfragen und Empfängerkommunikation verwendet.


E-Mail

Über die E-Mail-Einstellungen können Standardwerte für Benachrichtigungen und Erinnerungen festgelegt werden.

Administratoren können unter anderem definieren:
  1. welche Benachrichtigungen versendet werden
  2. welche Empfänger informiert werden
  3. welche Erinnerungen automatisch verschickt werden
  4. Zusätzlich kann ein eigener SMTP-Server hinterlegt werden, um E-Mails über die eigene Infrastruktur zu versenden.


Teams verwalten

Unter Teams werden alle Teams der Organisation angezeigt.
Administratoren können:
  1. bestehende Teams verwalten
  2. neue Teams erstellen
  3. nicht mehr benötigte Teams entfernen



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